Які кадрові документи необхідно вести у мирний час та під час війни

Роботодавець самостійно визначає порядок роботи кадрових служб на підприємстві, а також перелік кадрових документів, які будуть вестися на період воєнного стану.

Трудовим законодавством регламентовано певні правила використання та оформлення роботодавцем найманої праці. Більшість таких документів є обов'язковими і повинні відповідати певним стандартам.

Отже, до обов'язкових кадрових документів належать:

• штатний розпис. Назви посад у штатному розписі зазначаються відповідно до Національного класифікатора України «Класифікатор професій ДК 003:2010», затвердженого наказом Держспоживстандарту України № 327 від 28 липня 2010 року зі змінами;

• правила внутрішнього трудового розпорядку;

• табелі обліку робочого часу;

• накази з кадрових питань (щодо особового складу). Накази групуються відповідно до строків зберігання: тривалого строку зберігання 75 років і більше та тимчасового строку зберігання до 5 років;

• книга наказів (журнал обліку наказів). Реєстрація наказів теж відбувається за терміном їх зберігання;

• особові картки працівників за формою П-2. Особова картка передбачена наказом «Про затвердження типової форми первинного обліку № П-2 «Особова картка працівника»»;

• графік відпусток;

• трудові угоди (контракти);

• колективний договір (для юридичних осіб);

• посадові (робочі) інструкції працівників;

• журнал ознайомлення працівників з локальними нормативними актами;

• положення про охорону праці;

• дозвіл на обробку персональних даних та зобов'язання про нерозголошення персональних даних;

• зобов'язання про дотримання конфіденційної інформації (угода).

Цей перелік не є вичерпним, законодавством можуть бути передбачені також й інші документи.

Щодо ведення кадрових документів під час воєнного стану

Відповідно до статті 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» роботодавець самостійно визначає порядок роботи кадрових служб на підприємстві, а також перелік кадрових документів, які будуть вестися на період воєнного стану. Серед обов'язкових документів – штатний розпис, правила внутрішнього трудового розпорядку, табелі обліку робочого часу, накази з кадрових питань, особові картки працівників, графік відпусток, трудові договори, посадові інструкції.

Бажано, щоб кадрова служба створила цифрові копії згаданих документів, які доцільно розмістити на декількох носіях у різних регіонах (жорсткі диски комп'ютерів, флеш-накопичувачі, зовнішні жорсткі диски, картки пам'яті), зберегти у хмарних сховищах (google-диск, файлообмінники, тощо). Це убезпечить від втрати документів у разі фізичного знищення одного з носіїв.